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一、以設(shè)計(jì)為中心的項(xiàng)目管理平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)
總體目標(biāo)：建立以設(shè)計(jì)為中心的項(xiàng)目管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)管理、EPC管理、人員績效管理三個(gè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)全過程透明化管控。通過系統(tǒng)平臺(tái)銜接各建設(shè)環(huán)節(jié)，共享完整的工程信息，降低工程建設(shè)各階段銜接難度，規(guī)避各參與方之間的信息丟失，提高工程的建設(shè)效率。
1、實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)交付管理，從限額設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)進(jìn)度任務(wù)、設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)版本、設(shè)計(jì)資料、BIM等方面，進(jìn)行設(shè)計(jì)的全過程管理。
2、實(shí)現(xiàn)以設(shè)計(jì)為中心的EPC管理，從投資規(guī)劃、設(shè)計(jì)規(guī)劃、招標(biāo)采購、現(xiàn)場組織、質(zhì)量把控、驗(yàn)收交付等方面，進(jìn)行EPC的全過程管理。
3、實(shí)現(xiàn)可量化的績效管理，以設(shè)計(jì)任務(wù)的完成來體現(xiàn)設(shè)計(jì)人員價(jià)值，量化設(shè)計(jì)任務(wù)的評(píng)估機(jī)制，將人員績效自動(dòng)評(píng)價(jià)。
二、項(xiàng)目管理平臺(tái)功能框架
設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理平臺(tái)功能框架
以設(shè)計(jì)為中心的EPC項(xiàng)目管理平臺(tái)功能框架
項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃
為了滿足上述系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，我們將從標(biāo)準(zhǔn)管理、設(shè)計(jì)進(jìn)度管理、設(shè)計(jì)文件管理、會(huì)議管理和設(shè)計(jì)資源管理幾個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。
標(biāo)準(zhǔn)管理
將企業(yè)優(yōu)秀的管理標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中固化，通過梳理流程、提供管理標(biāo)準(zhǔn)建議的方式，幫助企業(yè)完善管理過程資產(chǎn)。華騰秉持以“互聯(lián)網(wǎng)+”模式幫助傳統(tǒng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的核心理念，致力于為客戶從管理梳理開始搭建能真正實(shí)現(xiàn)管理拔高和落地的信息化系統(tǒng)。相比僅提供一套軟件工具，我們首先會(huì)和客戶一起梳理其管理制度，按照業(yè)務(wù)流程的發(fā)展，結(jié)合我們的行業(yè)管理積累，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化和一體化。
項(xiàng)目組織流程標(biāo)準(zhǔn)
當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)張或者有新項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)入時(shí)，企業(yè)需要快速復(fù)制工作經(jīng)驗(yàn)給新人?？墒?，企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)存在個(gè)別骨干精英的腦子里和電腦里，并沒有*共享出來。導(dǎo)致新接手工作的計(jì)劃者可能在工作分解、時(shí)間安排上缺乏經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致公司擴(kuò)張速度減慢、項(xiàng)目利潤率降低等。
因此我們?cè)谙到y(tǒng)中固化優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目的進(jìn)度模版，在之后同類型項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，則可以參考進(jìn)度模版編制進(jìn)度，只需稍作調(diào)改即可運(yùn)用到新的項(xiàng)目上，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃經(jīng)驗(yàn)的快速復(fù)制和共享。
首先將優(yōu)秀的進(jìn)度組織模版維護(hù)進(jìn)系統(tǒng)中。
編制進(jìn)度計(jì)劃時(shí)可引用模版參考。
系統(tǒng)記錄進(jìn)度模版貢獻(xiàn)者，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可制定相關(guān)制度獎(jiǎng)勵(lì)貢獻(xiàn)、更新、完善優(yōu)秀進(jìn)度模版的人員，從而推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目組織水平不斷提升。
業(yè)務(wù)執(zhí)行操作標(biāo)準(zhǔn)
當(dāng)制度標(biāo)準(zhǔn)制定完成后，執(zhí)行人按照企業(yè)規(guī)范的工作流程和表單開展工作?？墒蔷€下的工作表單是靜態(tài)的，不可能隨時(shí)去盯著有些風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)他填沒填，是否按照要求填的，導(dǎo)致有些風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)形同虛設(shè)。
所以，系統(tǒng)將每一個(gè)動(dòng)作都固化成表格，把標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)都固化到系統(tǒng)中，并且自動(dòng)判斷執(zhí)行人是否按要求填寫，是否如期反饋，反饋是否有依據(jù)，如照片、視頻、錄音、掃描件等。這樣，由系統(tǒng)隨時(shí)盯著執(zhí)行過程，保證執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)落地，人亦可隨時(shí)在系統(tǒng)中排查信息。
數(shù)據(jù)知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)
每次項(xiàng)目完成后，企業(yè)都會(huì)積累很多經(jīng)驗(yàn)。傳統(tǒng)的信息化管理是將這些經(jīng)驗(yàn)文檔上傳，然后鼓勵(lì)大家下載查看，憑自覺性或者組織集體學(xué)習(xí)的方式促進(jìn)使用，很多員工甚至從來沒去下載過。這是因?yàn)?，一來，其中的?shù)據(jù)不是結(jié)構(gòu)化的，以文檔形式存在，不方便利用和分析；二來，其中的數(shù)據(jù)是靜態(tài)的，沒有和日常管理融合，沒能強(qiáng)制使用和共享。
所以，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，如設(shè)計(jì)通用性問題庫、標(biāo)準(zhǔn)定額庫、標(biāo)準(zhǔn)客戶庫。例如，每次項(xiàng)目執(zhí)行后，系統(tǒng)都積累相關(guān)的歷史參考數(shù)據(jù)，下次實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，則可給編制人和審核人提供參考。此外，在需要標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)作支撐的工作環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動(dòng)篩選合適數(shù)據(jù)供參考，省去人為搜集資料的工作量。
設(shè)計(jì)進(jìn)度管理
設(shè)計(jì)進(jìn)度管理將靜態(tài)的進(jìn)度計(jì)劃提升為動(dòng)態(tài)的協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)自動(dòng)分發(fā)，任務(wù)實(shí)時(shí)上報(bào)，任務(wù)狀態(tài)預(yù)警監(jiān)控。
按固化的標(biāo)準(zhǔn)模板生成進(jìn)度計(jì)劃，讓項(xiàng)目經(jīng)理可以快速獲取項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提高人員能力；
項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目管理者需要根據(jù)項(xiàng)目范圍和時(shí)空、資源限制來編制進(jìn)度計(jì)劃，包括工作分解、時(shí)間安排和任務(wù)分派等。有經(jīng)驗(yàn)的計(jì)劃者可以很熟練地做出計(jì)劃，并且保證計(jì)劃不會(huì)與實(shí)際形成太大偏差，反而拖累項(xiàng)目執(zhí)行。但是，對(duì)某類項(xiàng)目實(shí)施不太熟悉或者本身經(jīng)驗(yàn)欠缺的項(xiàng)目經(jīng)理來說，任務(wù)分解、前后置關(guān)系處理、時(shí)間安排、人員安排等都是風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致同樣的項(xiàng)目、同樣的盈利機(jī)會(huì)但是卻得到了不同的管理結(jié)果。
所以，企業(yè)可以將項(xiàng)目的計(jì)劃模板固化在系統(tǒng)中，每當(dāng)有同類型項(xiàng)目需要編制計(jì)劃時(shí)，即可直接引用模板，稍作調(diào)整即可。這樣一來，可以快速復(fù)制優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，使得經(jīng)驗(yàn)的價(jià)值。
按任務(wù)時(shí)間與前后置關(guān)系，自動(dòng)對(duì)責(zé)任人分發(fā)任務(wù)開始通知，提高項(xiàng)目參與資源的協(xié)作效率，落實(shí)任務(wù)責(zé)任對(duì)象；
進(jìn)度計(jì)劃編制完成后，針對(duì)項(xiàng)目全生命周期，從前期、方案、初步設(shè)計(jì)（擴(kuò)初）到施工圖設(shè)計(jì)的所有任務(wù)需進(jìn)行分發(fā)、銜接。項(xiàng)目實(shí)施期占項(xiàng)目總周期比例，項(xiàng)目管理工作在此需要作大量的協(xié)調(diào)、通知、調(diào)動(dòng)和平衡，十分繁瑣。在這個(gè)過程中，進(jìn)度計(jì)劃成了掛在墻上的靜態(tài)圖，對(duì)有序執(zhí)行所起的作用局限于執(zhí)行人的主觀能動(dòng)性—依靠人去查看、分析和判斷。
所以，我們需要通過系統(tǒng)，將人從繁重的項(xiàng)目協(xié)調(diào)和資源調(diào)配工作中解脫出來，讓靜態(tài)計(jì)劃動(dòng)起來，主動(dòng)“指揮”項(xiàng)目執(zhí)行，讓內(nèi)外部資源都在一個(gè)平臺(tái)上高效互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)在線自動(dòng)分發(fā)與配合，充分減少過程管控壓力。
我們通過三個(gè)步驟來創(chuàng)建一個(gè)高效的資源協(xié)作平臺(tái)：
“兩級(jí)進(jìn)度編制”體系；
系統(tǒng)為各任務(wù)負(fù)責(zé)人甚至分包商提供入口，讓他們?cè)谙到y(tǒng)中，以總控進(jìn)度為依據(jù)，深化編制專項(xiàng)進(jìn)度，從而保證各專項(xiàng)符合總體要求，使項(xiàng)目執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)。
明確進(jìn)度任務(wù)內(nèi)外部責(zé)任人；
在進(jìn)度任務(wù)調(diào)整和分配時(shí)，現(xiàn)場有時(shí)會(huì)通過口頭給分包商分配任務(wù)，可是一旦出現(xiàn)了問題，就沒人愿意承擔(dān)責(zé)任了。尤其是針對(duì)大型的項(xiàng)目，參與人繁多，往往有些問題一旦發(fā)生了，很難理清具體負(fù)責(zé)人，從而導(dǎo)致項(xiàng)目延期或者成本增加。所以我們要避免任務(wù)下達(dá)的隨意性，規(guī)避任務(wù)責(zé)任不清晰的風(fēng)險(xiǎn)。
任務(wù)自動(dòng)推送、自動(dòng)銜接；
當(dāng)項(xiàng)目一啟動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理就要協(xié)調(diào)很多的資源，任務(wù)的分配依靠項(xiàng)目經(jīng)理或者某個(gè)專職，打電話或者口頭一一通知。一旦某件事沒盯住，就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目延期，或者返工。各專業(yè)、各職能部門甚至個(gè)分包商間往往也有協(xié)調(diào)效率低、溝通不及時(shí)等問題，前置任務(wù)提前完成了，后置任務(wù)并不知情，本來可以節(jié)省的提前時(shí)間就白白耽誤了。
現(xiàn)在在“我的工作室”或者手機(jī)提醒中，每個(gè)責(zé)任人都可以在各自任務(wù)開始前適時(shí)地收到任務(wù)通知以及前置任務(wù)已完成提醒，系統(tǒng)通知可以保證通知及時(shí)和不落項(xiàng)，提高了溝通的效率和準(zhǔn)確率，使得工作流程可以無縫銜接。
把進(jìn)度包含的圖紙任務(wù)與圖紙審核流程串聯(lián)，保證出圖質(zhì)量與進(jìn)度反饋效率；
把進(jìn)度任務(wù)與圖紙審核流程串聯(lián)，當(dāng)責(zé)任對(duì)象上報(bào)完成結(jié)果后，審核人需要確認(rèn)工作完成質(zhì)量，并及時(shí)反饋調(diào)整。但是，線下的工作流程是把進(jìn)度任務(wù)與圖紙審核流程分開的，這導(dǎo)致任務(wù)上報(bào)無法滿足質(zhì)量要求，圖紙審核無法滿足進(jìn)度的時(shí)間要求。
所以，任務(wù)上報(bào)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)審核流程，按環(huán)節(jié)提交給審核人審核任務(wù)完成質(zhì)量，如圖紙校對(duì)、圖紙內(nèi)審任務(wù)、圖紙外審任務(wù)等，從而實(shí)現(xiàn)以任務(wù)為中心的進(jìn)度、質(zhì)量一體化管理。
把進(jìn)度任務(wù)與可交付文檔目錄關(guān)聯(lián)，形成任務(wù)過程自動(dòng)歸檔，在過程中及時(shí)上報(bào)文檔交付成果，對(duì)未按時(shí)完成的任務(wù)自動(dòng)預(yù)警；
任務(wù)上報(bào)延遲預(yù)警
如果文檔上報(bào)延遲，說明工作任務(wù)也發(fā)生了問題。非互聯(lián)網(wǎng)式的管理方式下，管理者在接收到問題上報(bào)或者后果發(fā)生后才警醒到情況不妙，貽誤了預(yù)防的時(shí)機(jī)。更有經(jīng)驗(yàn)的管理者憑借經(jīng)驗(yàn)和敬業(yè)精神，花費(fèi)更多精力去過問，然后才可以避免部分問題。所以，系統(tǒng)將各個(gè)執(zhí)行資源都聚集到一個(gè)平臺(tái)，讓他們定期在系統(tǒng)上報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況，然后系統(tǒng)自動(dòng)判斷每個(gè)任務(wù)是否即將延期，并給相關(guān)負(fù)責(zé)人和執(zhí)行人發(fā)送警告，讓危險(xiǎn)被扼殺在“搖籃”中。
在任務(wù)結(jié)束前，系統(tǒng)會(huì)提醒管理者關(guān)注特定任務(wù)；當(dāng)任務(wù)延期未上報(bào)時(shí)，系統(tǒng)則時(shí)間向責(zé)任人和執(zhí)行人發(fā)送預(yù)警通知。
任務(wù)過程自動(dòng)歸檔
責(zé)任對(duì)象針對(duì)進(jìn)度任務(wù)進(jìn)行上報(bào)后，成果文件還需另外歸檔。歸檔責(zé)任人往往到最后才找補(bǔ)文件，發(fā)生文件后補(bǔ)、遺失等失真現(xiàn)象。
所以，系統(tǒng)將進(jìn)度任務(wù)與文檔目錄關(guān)聯(lián)，過程中上報(bào)來的任務(wù)成果文件將被自動(dòng)歸集起來，減少最終歸檔工作量，提高歸檔規(guī)范性、準(zhǔn)確性和真實(shí)可靠性。
對(duì)進(jìn)度任務(wù)中每一條分解任務(wù)進(jìn)行逐項(xiàng)追蹤，并按不同顏色及方式傳達(dá)給責(zé)任人或者更高層管理者，形成重點(diǎn)突出的進(jìn)度匯總一覽與預(yù)警展示平臺(tái)；
在計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行時(shí)，無法得知計(jì)劃是否按標(biāo)準(zhǔn)在執(zhí)行，導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果與計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)脫鉤，計(jì)劃與執(zhí)行“二張皮”。
所以我們要求在實(shí)施的過程中執(zhí)行人在系統(tǒng)中上報(bào)任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)，系統(tǒng)分析判斷任務(wù)狀態(tài)：對(duì)比任務(wù)的計(jì)劃開始/結(jié)束時(shí)間與實(shí)際開始/結(jié)束時(shí)間，判斷任務(wù)是提前、正常還是延期，并使用不同顏色區(qū)分表示，以一覽的形式形象展示，一目了然，減輕由人員隨時(shí)注意進(jìn)度情況并整理匯總的工作壓力。一旦出現(xiàn)了與標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)重偏差，系統(tǒng)則時(shí)間進(jìn)行預(yù)警提醒，預(yù)警信息可直接發(fā)送至手機(jī)端。
進(jìn)度分級(jí)追蹤，任務(wù)反饋直達(dá)管理層，無滯后，無失真；
進(jìn)度一覽是給幾級(jí)的人來用的；由宏觀至微觀分別包括里程碑狀態(tài)、總控進(jìn)度執(zhí)行狀態(tài)、分項(xiàng)進(jìn)度執(zhí)行狀態(tài)和每條任務(wù)的反饋記錄；不同崗位職責(zé)的人可以抽取不同的界面去關(guān)注，信息都是及時(shí)且真實(shí)的。
傳統(tǒng)的任務(wù)上報(bào)流程較長，基層反饋后不能快速直達(dá)人界面。信息化系統(tǒng)解決了反饋信息滯后的問題，可以隨反饋，隨展現(xiàn)，隨總覽，隨預(yù)警。
關(guān)鍵進(jìn)度整體查看，抓大放小，集中人精力關(guān)注里程碑狀態(tài)和關(guān)鍵路徑情況。
項(xiàng)目進(jìn)展到一定時(shí)期時(shí)，人往往關(guān)心項(xiàng)目總體進(jìn)展情況，有沒有大的風(fēng)險(xiǎn)。這時(shí)，為了讓了解整體情況，執(zhí)行人得做大量的資料搜集匯總抽象工作，才可以拿出像樣的匯報(bào)報(bào)告，而且報(bào)告的內(nèi)容已經(jīng)是滯后的、“處理”過的，就在他們整理匯報(bào)的期間，項(xiàng)目狀況又發(fā)生了變化。
為了使得人獲取的信息是及時(shí)的、未經(jīng)人為的，系統(tǒng)承擔(dān)了整體進(jìn)度實(shí)時(shí)跟蹤展示的任務(wù)。通過里程碑節(jié)點(diǎn)顏色的方式，展示多項(xiàng)目的進(jìn)展整體狀態(tài)。同時(shí)，系統(tǒng)實(shí)時(shí)關(guān)注即將變?yōu)殛P(guān)鍵路徑的非關(guān)鍵路徑，避免非關(guān)鍵路徑長期不受關(guān)注，最后卻成為影響進(jìn)度的“黑天鵝”。
通過云模式，可直接在WEB端瀏覽圖紙，無須下載CAD軟件，無需考慮圖紙內(nèi)存過大的問題，提高審核、看圖效率。
傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)文件結(jié)果管理軟件，上傳和下載幾百兆甚至幾個(gè)G的文件速度較慢，接收者必須具備與傳送人相同的軟件環(huán)境才可以打開。在沒有任何軟件輔助的情況下，圖紙文件都靠郵件或者光盤來傳遞，不僅效率很低，還容易發(fā)生丟失、遺漏。
所以，系統(tǒng)將云技術(shù)與上傳的圖紙文件結(jié)合，接收人無需下載龐大的文件，也無需安裝任何軟件即可在線查看，甚至操作和保存變動(dòng)。
文件管理
項(xiàng)目文件管理以過程自動(dòng)歸檔為核心，能進(jìn)行文檔追蹤管理、文檔版本管理、文檔性質(zhì)管理，最終提供高效靈活的文檔查詢和搜索。
建立標(biāo)準(zhǔn)化文檔分類，結(jié)構(gòu)化每一個(gè)項(xiàng)目的文檔結(jié)果；
多套歸檔標(biāo)準(zhǔn)“各自為政”，項(xiàng)目之間歸檔規(guī)則不一致，導(dǎo)致想統(tǒng)一排查問題時(shí)不知從何入手，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不一，分析研究沒有根基。文檔目錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理可以提高項(xiàng)目文檔管理的規(guī)范性，是有序高效管理繁瑣項(xiàng)目文檔的基礎(chǔ)，避免多套歸檔標(biāo)準(zhǔn)下管理的混亂。
文檔目錄標(biāo)準(zhǔn)，建立各項(xiàng)目的圖紙標(biāo)準(zhǔn)庫；
首先，在系統(tǒng)中創(chuàng)建文檔目錄，這些目錄將可適用于所有項(xiàng)目。
自動(dòng)歸檔規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)；
然后，定義工作流程表單與文檔目錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系下。系統(tǒng)將自動(dòng)把相關(guān)工作流程中產(chǎn)生的過程文檔歸集到相應(yīng)目錄下。
文檔安全權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)
最后，選擇允許看見此目錄的角色或人員，不選擇則無法看見此目錄下所有文檔。
此外，各項(xiàng)目組成員只能看見自己參與的項(xiàng)目資料。除非經(jīng)過，否則無法看見其它項(xiàng)目的資料。
文檔上報(bào)后自動(dòng)歸檔，形成文檔過程記錄，并可方便地追蹤文檔發(fā)生流程，有效進(jìn)行責(zé)任追溯；
非信息化的文檔管理通常在項(xiàng)目完工后才開始手工整理文檔甚至后補(bǔ)文檔，工作繁瑣量大，還容易出現(xiàn)遺漏和作假。在項(xiàng)目工作過程中，系統(tǒng)根據(jù)歸檔規(guī)則自動(dòng)歸集過程中的文檔和附件，從而減少手工歸檔工作量，并且限度地保證過程資料的真實(shí)性，避免過程文檔“后補(bǔ)”和遺失。
當(dāng)工程事故發(fā)生時(shí)，很難從留存的文檔中還原當(dāng)時(shí)真實(shí)的工作發(fā)生過程，更別提詳細(xì)歸責(zé)。因?yàn)?，傳統(tǒng)的檔案管理手段僅是一個(gè)靜態(tài)的結(jié)果保留，而系統(tǒng)中的文檔都與工作過程關(guān)聯(lián)了起來，點(diǎn)擊每個(gè)過程中歸集的文檔，都可以查看到當(dāng)時(shí)文檔來源的工作表單，執(zhí)行人、審核人、審核意見、整改結(jié)果、變更等因素一覽無余。
文檔上傳后，系統(tǒng)根據(jù)歸檔規(guī)則將文檔歸集到相應(yīng)目錄下，并且保留業(yè)務(wù)過程與文檔文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以備隨時(shí)跟蹤反查。
傳統(tǒng)的檔案管理手段僅是一個(gè)靜態(tài)的結(jié)果保留，而系統(tǒng)中的文檔都與工作過程關(guān)聯(lián)了起來，點(diǎn)擊每個(gè)過程中歸集的文檔，都可以查看到當(dāng)時(shí)文檔來源的工作表單，執(zhí)行人、審核人、審核意見、整改結(jié)果、變更等因素一覽無余。
文檔版本管理，自動(dòng)對(duì)歸檔的文件單獨(dú)進(jìn)行版本號(hào)的編制，系統(tǒng)自動(dòng)將的版本記錄為成果型文件，避免執(zhí)行時(shí)誤用過程文件，從而規(guī)范化文檔版本管理；
當(dāng)同一文件發(fā)生更新時(shí)，上傳的更新文件自動(dòng)在原文件版本號(hào)上疊加，并且系統(tǒng)將自動(dòng)把版本標(biāo)記為成果文件，避免誤用過程文檔發(fā)生事故，使得文檔呈現(xiàn)規(guī)范清晰。
同時(shí)，系統(tǒng)提供功能將線上版本號(hào)與線下紙版檔案版本號(hào)對(duì)應(yīng)。
會(huì)議管理
為了落實(shí)會(huì)議決議結(jié)果，確保會(huì)議成效，系統(tǒng)將會(huì)議決議結(jié)構(gòu)化，逐條逐點(diǎn)落實(shí)責(zé)任人和反饋時(shí)間，利用信息化手段提供任務(wù)自動(dòng)分發(fā)提醒，并監(jiān)控決議反饋情況，及時(shí)提供告警，讓管理工作更輕松，效果更嚴(yán)密。
決議結(jié)果計(jì)劃，分解會(huì)議決議執(zhí)行計(jì)劃，逐條落實(shí)成具體的任務(wù)、預(yù)計(jì)完成時(shí)間和責(zé)任人，并對(duì)任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)分發(fā)，以提高執(zhí)行跟蹤效率；
每次會(huì)議的決議是否都執(zhí)行了，問題整改是否都整改完畢了，這些在會(huì)議后都必須跟蹤管理。傳統(tǒng)的跟蹤管理是下次會(huì)議回溯上次會(huì)議的執(zhí)行情況，容易發(fā)生漏項(xiàng)、責(zé)任不清晰、回溯周期過長的問題。例會(huì)召開后，形成了針對(duì)項(xiàng)目中實(shí)時(shí)的問題或?qū)Υ龠M(jìn)項(xiàng)目開展很有意義的決議。通常，這些決議在會(huì)上進(jìn)行責(zé)任分發(fā)，可是會(huì)后的執(zhí)行跟蹤卻不夠有力。導(dǎo)致有些決議跟得緊，執(zhí)行得就又快又好，有些決議跟得松，執(zhí)行得就馬馬虎虎甚至被故意遺忘，這給工程質(zhì)量和進(jìn)度都帶來不良的影響，浪費(fèi)了資源。
系統(tǒng)從會(huì)議決議為起點(diǎn)，記錄問題列表，并自動(dòng)進(jìn)行逐條跟蹤和告警，直至問題都解決完畢，幫助管理者形成閉環(huán)監(jiān)控。系統(tǒng)將每次會(huì)議的決議都結(jié)構(gòu)化，逐條制定開始完成時(shí)間和責(zé)任人，然后由系統(tǒng)跟蹤每項(xiàng)決議是否如期上報(bào)結(jié)果，從而細(xì)化了對(duì)決議的管理。
任務(wù)開始前自動(dòng)給負(fù)責(zé)人分發(fā)任務(wù)提醒，通過手機(jī)端推送任務(wù)，提高項(xiàng)目協(xié)作效率；
傳統(tǒng)狀態(tài)下，決議執(zhí)行依靠項(xiàng)目經(jīng)理或者會(huì)議組織者看著決議文件，逐條在每項(xiàng)任務(wù)開始前給相關(guān)責(zé)任人打電話或者發(fā)郵件通知提醒。這占用了相關(guān)人員大量時(shí)間不說，還容易產(chǎn)生任務(wù)遺漏和通知滯后，最終影響會(huì)議效果。為了提高任務(wù)協(xié)作效率，將計(jì)劃管理者從大量的通知和核對(duì)計(jì)劃表的工作中解放出來，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)任務(wù)開始時(shí)間，提前發(fā)送通知給任務(wù)負(fù)責(zé)人，比人工更準(zhǔn)確而不會(huì)出現(xiàn)遺漏和滯后。
決議結(jié)果完成上報(bào)，要求及時(shí)上報(bào)決議執(zhí)行成果文件，對(duì)未按時(shí)完成的任務(wù)自動(dòng)預(yù)警；
以會(huì)議決議計(jì)劃為基礎(chǔ)，執(zhí)行人上傳相關(guān)文檔表示任務(wù)完成。在任務(wù)結(jié)束前，系統(tǒng)會(huì)提醒管理者關(guān)注特定任務(wù)；當(dāng)任務(wù)延期未上報(bào)時(shí)，系統(tǒng)則時(shí)間向責(zé)任人和執(zhí)行人發(fā)送預(yù)警通知。
此外，成果上報(bào)時(shí)，填入紙質(zhì)文件編號(hào)，實(shí)現(xiàn)線上線下文檔管理的統(tǒng)一。
資源管理
人工時(shí)與人員負(fù)荷管理
資源工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)
為了核算每個(gè)資源在每個(gè)項(xiàng)目上的成本以及收益，需維護(hù)不同級(jí)別的人力資源完成不同類別任務(wù)的工時(shí)定額標(biāo)準(zhǔn)，定額標(biāo)準(zhǔn)可以在系統(tǒng)中不斷積累，最終提供歷史參考。
當(dāng)任務(wù)計(jì)劃編制時(shí)，計(jì)劃者搞不清楚現(xiàn)在的這些資源誰有時(shí)間來承接更多的任務(wù)，往往容易出現(xiàn)忙的太忙，閑的太閑，形成了比較平的工作量氛圍，影響了員工的積極性。
所以，為了清楚的知道每個(gè)資源每時(shí)每刻的占用情況，方便任務(wù)分配以及核算人員成本，特將每個(gè)任務(wù)賦予工時(shí)值，人員承接任務(wù)、上報(bào)任務(wù)都跟工時(shí)聯(lián)系，以此來達(dá)到精細(xì)化、科學(xué)化的資源管理。工時(shí)管理的起點(diǎn)其是在任務(wù)分發(fā)和上報(bào)時(shí)，在人工時(shí)管理里我們主要做的就是按照管理要求進(jìn)行工時(shí)匯總，提供界面和功能供用戶查詢和分析，并根據(jù)匯總結(jié)果進(jìn)行預(yù)警。
工時(shí)查詢
支持按照工時(shí)類型、按時(shí)間段查詢
