從智慧檔案館角度而言，首先應當將檔案信息數(shù)據(jù)化，運用科學技術將紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像及錄音錄像檔案等全部轉(zhuǎn)化為電腦可以檢索的電子數(shù)據(jù)，并進行統(tǒng)計、計算、科學研究、數(shù)據(jù)分析以及主動推送，這就是檔案的數(shù)據(jù)化，是智慧檔案建設的核心，也是檔案智慧化管理的必要條件。

異地備份，數(shù)據(jù)都是電子的，相對于紙質(zhì)檔案，已經(jīng)形成的電子數(shù)據(jù)安全系數(shù)較低，風險也較大，因此為確保其安全，應當全部進行異地備份，如遇檔案館數(shù)據(jù)不慎丟失，能確保有備份的數(shù)據(jù)可直接使用。自動報警，在檔案室的設備使用上應當使用防火、防水、防盜、防遠程攻擊等的自動報警設備。通過感知溫濕度情況，當檔案室溫濕度超過范圍值應啟動自動報警與調(diào)控設備。防火防水，檔案館建設在材料的使用上應當防火、防水，安裝自動滅火裝置，在發(fā)生火災的情況下自動撲滅，確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)防火墻，采用*的信息安全保障技術與設備，建立數(shù)據(jù)防火墻，避免有人惡意竊取、篡改、調(diào)換或銷毀數(shù)據(jù)。