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 貿(mào)易進出口公司文檔安全管理面臨的挑戰(zhàn)

       目前大部分的青島貿(mào)易型企業(yè)文件管理依然處于比較落后的狀態(tài)，業(yè)務(wù)資料無法統(tǒng)一管理與協(xié)作，大量內(nèi)外合作的資料散落在各個員工終端電腦上，存檔與查找困難，不能對企業(yè)的歷史資料進行沉淀，信息孤島讓管理人員無法實時全面地掌握情況，歷史交易資料丟失等，這些問題都嚴(yán)重影響了青島貿(mào)易進出口公司的業(yè)務(wù)連續(xù)性。另外由于資料的散落，人員的變動，數(shù)據(jù)刪除、損壞等都會造資料的遺失，讓接手人員上手變得麻煩，對公司的業(yè)務(wù)正常運轉(zhuǎn)造成影響。

       青島貿(mào)易行業(yè)復(fù)制性高，業(yè)務(wù)員通過幾年在一個或多個公司的客戶資源積累，往往會選擇自立門戶。目前貿(mào)易型公司日常運營中的諸多資料，如報價方案、產(chǎn)品資料、設(shè)計方案、合同、市場調(diào)查報告、總結(jié)報告、供應(yīng)商資料和客戶清單等散落在員工個人電腦上、U盤里或者紙質(zhì)版存檔，資料外泄風(fēng)險高，并且一旦出現(xiàn)電腦硬盤損壞、U盤丟失、紙質(zhì)資料損壞、員工離職等情況，就會造成企業(yè)重要數(shù)字資產(chǎn)流失。

貿(mào)易進出口公司文檔安全共享云盤協(xié)同辦公解決方案

       通過對公司資料進行統(tǒng)一集中管理、協(xié)同辦公，使得管理人員對公司的檔資料、歷史數(shù)據(jù)盡收眼底，支持在線編輯協(xié)同，消息提醒，歸檔流程，防止共享，集合了跨網(wǎng)絡(luò)移動辦公方便性和數(shù)據(jù)防的安全性。

       1、信息同步，多個部門和協(xié)作單位的進展和變化及時把握。 

       2、大文件共享方便，一次傳輸、多人使用，避免大文件逐人傳輸或郵件發(fā)送的麻煩。 

針對協(xié)作的各方建立安全共享空間，使用文件共享替代頻繁的文件傳輸。項目成員可以在文件評論區(qū)完成工作溝通，消息中心匯集協(xié)作信息，共享提醒、審閱意見、評論回復(fù)等消息一目了然。

       3、為項目各方搭建一個安全的文件共享空間，當(dāng)文件被修改，共享文件的各方通過云端實時同步，能夠及時獲取的文件版本，文檔有多個歷史版本，可以隨時查看文檔的歷史版本，以及每個版本使用人員的歷史操作記錄。文件的變動可以及時消息提醒通知相關(guān)人員。 

       4、保持各方對于項目進度的及時同步，防止各方數(shù)據(jù)不一致的情況發(fā)生，項目各方可以隨時查看共享文件夾內(nèi)的資料獲取信息，隨時掌握項目進度。 

       5、同時，各級管理人員可以根據(jù)工作需要設(shè)置對不同人員的文件使用權(quán)限加以限制，對核心資料可以防截屏、防復(fù)制、防另存、防打印等，防止項目進行中數(shù)據(jù)泄露等不安全隱患。 

       6、對于需要外發(fā)的文檔資料，可以進行文件外發(fā)控制，設(shè)置外發(fā)文件的使用權(quán)限，包括時間、次數(shù)、人員、讀寫權(quán)限、過期自動刪除、密碼驗證等。 

       7、安全云盤支持Windows系統(tǒng)下各種文件格式在線編輯，如office、wps、cad等，云盤中的文檔操作跟在Windows下一樣操作。

       通過企業(yè)安全共享和公司資料統(tǒng)一歸檔與防管理方案，滿足了青島貿(mào)易進出口公司多種業(yè)務(wù)需求，助推了青島外貿(mào)行業(yè)的快速發(fā)展，并為各貿(mào)易公司的信息安全管理帶來了實實在在的效果。