云坐席，云總機(jī)-呼叫中心400客服系統(tǒng)解決方案
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廣州普國貿(mào)易有限公司
免費會員呼叫中心電話交換機(jī)系統(tǒng)運用于物流快遞行業(yè)
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產(chǎn)品簡介
產(chǎn)品介紹
一、呼叫中心電話交換機(jī)系統(tǒng)系統(tǒng)概述
隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，貿(mào)易的廣泛需求，物流業(yè)正以其新的面貌迅速發(fā)展與成長著。從傳統(tǒng)的以產(chǎn)品包裝、運輸、裝卸、倉儲為主旨的物流，到現(xiàn)代的系統(tǒng)化、總體化、綜合物流管理這一新觀念的提出，預(yù)示著信息的傳遞已成為物資流動的主要推動力，也同時預(yù)示著物流業(yè)對代表企業(yè)、面向客戶的專業(yè)服務(wù)人員的急速需求。在這樣的市場變革的促動下，物流企業(yè)迫切需要的是一種能與行業(yè)發(fā)展保持同步的客戶聯(lián)絡(luò)中心。早期的熱線似的電話服務(wù)不能滿足現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展，而且越來越難以滿足客戶的要求。同時，技術(shù)的飛躍發(fā)展向人們提供了更快更好的現(xiàn)代化通訊和信息處理手段，人們迫切需要一種能與技術(shù)發(fā)展保持同步的客戶服務(wù)中心。
二、呼叫中心電話交換機(jī)系統(tǒng)效益分析
企業(yè)成立的目的就是要創(chuàng)造顧客以及保留顧客。
首先是行銷--就是在創(chuàng)造顧客。呼叫中心就是不斷在實行以客戶為中心的營銷策略，通過收集和運用客戶資料幫助物流企業(yè)建立客戶忠誠和提高客戶價值；透過選擇和管理客戶，幫助物流企業(yè)，使其客戶達(dá)到的長期價值。
其次是服務(wù)--就是在保留顧客。服務(wù)中心是企業(yè)的形象所在，呼叫中心通過自己專業(yè)化的服務(wù)素質(zhì)；良好的服務(wù)意識和電話禮儀；熟練的勾通技巧，創(chuàng)造著企業(yè)與客戶之間和諧的交流；創(chuàng)造著企業(yè)與客戶之間相互信任的關(guān)系，創(chuàng)造了企業(yè)與客戶之間和諧的氛圍，為企業(yè)大大提高公司聲譽(yù)和公司形象。
威譜呼叫中心帶來的主要明顯效益：
1.1 呼叫中心電話交換機(jī)系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)效益
1)、提高員工的生產(chǎn)力，降低人力成本。
2)、降低營銷成本
3)、擴(kuò)大再購及增購*。
1.2 管理效益
1)、提高服務(wù)質(zhì)量
·個性化、全天侯的服務(wù)
·次通話就能找到適當(dāng)?shù)娜?/div>
·一次通話，全程服務(wù)
·迅速得到所需要、不重復(fù)的信息
·信息準(zhǔn)確性提高
2)、服務(wù)人員成績可量化、訓(xùn)練制度化，提高工作效率
3)、服務(wù)品質(zhì)一致化、標(biāo)準(zhǔn)化
4)、人員調(diào)度彈性化，降低平均管理成本
1.3 間接效益分析
1)、拓展*、更快的適應(yīng)市場變化
2)、增加消費者忠誠度、滿意度
3)、鞏固企業(yè)及品牌形象
隨著多媒體和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，呼叫中心在物流行業(yè)中的應(yīng)用還會越加的頻繁，企業(yè)與其客戶能在任何時間、任何地點、采用任何方法進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。從成本，到效益，再到增值，呼叫中心不僅僅是物流企業(yè)和客戶的橋梁、紐帶，而是為物流企業(yè)帶來更多更大的收益。
LazyPhone呼中心*有能力構(gòu)筑一個高效的信息平臺，使物流企業(yè)能夠降低成本、提高效率并對客戶的要求做出快速反應(yīng)，在市場競爭中占據(jù)有利位置。
三、呼叫中心電話交換機(jī)系統(tǒng)系統(tǒng)功能
1 接入功能
接入功能負(fù)責(zé)用戶不同方式的接入，下表列出了接入要實現(xiàn)的功能：
語音網(wǎng)絡(luò)接入：呼入呼出管理；發(fā)送接收；自動語音應(yīng)答；電話查詢
數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)接入：提供電子郵件、WWW網(wǎng)站等服務(wù)；
信函：閱讀分析；人工錄入。
2 語音導(dǎo)航功能(IVR)
導(dǎo)航功能是對不同的服務(wù)請求進(jìn)行分類、引導(dǎo)和定位，用戶要先經(jīng)過語音導(dǎo)航，然后經(jīng)ACD(自動呼叫分配)排隊到座席或IVR(交互式語音應(yīng)答)服務(wù)器。系統(tǒng)以普通話、粵語、英語服務(wù)，普通話服務(wù)為首先使用的語種，提供自動語音導(dǎo)航和人工坐席導(dǎo)航兩種方式。
IVR是呼叫中心實現(xiàn)自動服務(wù)的重要手段，通過IVR可實現(xiàn)語音菜單提示、按鍵識別(如輸入卡號)、自動語音報讀(TTS)等，更*的功能還可以實現(xiàn)自動語音識別。當(dāng)用戶呼叫中心電話進(jìn)入本熱線系統(tǒng)后，如果選擇自動語音服務(wù)，系統(tǒng)為客戶提供公司全面業(yè)務(wù)介紹、公司概況、價格情況公司的銷售政策、的服務(wù)政策投訴等自動語音服務(wù)。
3 呼叫排隊
系統(tǒng)對于每個呼入電話可根據(jù)來話中繼組設(shè)置應(yīng)答的流程。呼叫中心接受各種業(yè)務(wù)咨詢、業(yè)務(wù)查詢、業(yè)務(wù)受理、投訴，還有一些特別的服務(wù)內(nèi)容，如廣東話服務(wù)、大客戶服務(wù)等。系統(tǒng)根據(jù)各個部門的服務(wù)時間、服務(wù)要求設(shè)置了不同的處理流程，一旦確定呼叫的最終目的地，呼叫即接通話務(wù)員的座席，系統(tǒng)能夠識別VIP用戶并使其進(jìn)入優(yōu)先處理的隊列，保證每個呼叫能及時、準(zhǔn)確地到達(dá)各服務(wù)人員。
座席全忙時，將呼叫進(jìn)行排隊，系統(tǒng)播放悅耳的音樂，待座席空閑時，自動接入。
對于用戶的留言、、等多媒體信息，系統(tǒng)一樣提供排隊接入服務(wù)。
4 服務(wù)
（1）、自動發(fā)送
用戶可以直接在電腦上面發(fā)送，而不需要通過打印和機(jī)來發(fā)送呢，節(jié)省紙張成本。可以支持任何文檔格式，用戶可以將各種文字，圖象，office文檔和其他文件格式轉(zhuǎn)換成發(fā)送給客戶、支持群發(fā)。
（2）、 自動接收/在線查看
系統(tǒng)會7*24小時不隔斷地檢測各電話線路是否有到，若有則根據(jù)用戶和輸入的號碼智能地將發(fā)送到相關(guān)負(fù)責(zé)人的信箱里，同時將到來的事件提醒給負(fù)責(zé)人(在負(fù)責(zé)人電腦上彈出提示窗口)，然后負(fù)責(zé)人可以在自己的電腦上面在線查看收取的，不需要打印紙張，大大節(jié)省成本。
（3）、 在線搜索
負(fù)責(zé)人可以根據(jù)對方號碼，收取時間搜索，進(jìn)行快捷的管理。
（4）、 廣播功能
負(fù)責(zé)人可以將稿同時發(fā)送給不同的用戶(群發(fā)功能)，也可以設(shè)置發(fā)送時間，系統(tǒng)將會根據(jù)設(shè)置好的發(fā)送時間將稿發(fā)送出去。
（5）、 日志功能
用戶的每一項操作都載入日志，管理員可以查看到用戶發(fā)送的次數(shù)，發(fā)送到什么地方，在什么時候發(fā)送等等信息。
（6）、 來電顯示功能
系統(tǒng)支持對方來電號碼顯示功能，可以將電話模擬信號里面進(jìn)行解碼析取對方號碼并記錄下來。
（7）、 權(quán)限管理功能
本系統(tǒng)有強(qiáng)大的權(quán)限管理功能，各負(fù)責(zé)人只能看到本人的所有收發(fā)，并對稿進(jìn)行管理，而上級可以看到本人的所有收發(fā)也可以看到下屬的收發(fā)內(nèi)容。
5 語音留言功能
在無人值班或話務(wù)員離線時，顧客有什么問題想要咨詢，可以留言，通過語音信箱回答客戶的問題，方便簡捷。語音信箱將提供實時錄音記錄，避免信息遺漏。它要求客戶留下回電號碼、相關(guān)問題內(nèi)容及是否希望回復(fù)等信息，待座席代表有空閑時進(jìn)行回復(fù)，并將處理意見及時反饋給客戶。
6 人工座席服務(wù)
座席提供登錄、注銷管理；在成功登錄后才可開始工作。
在話務(wù)員接通客戶電話時，系統(tǒng)自動播放話務(wù)員工號，為客戶提供業(yè)務(wù)受理、咨詢、投訴、建議等服務(wù)。座席系統(tǒng)提供來話應(yīng)答、電話轉(zhuǎn)接、呼叫終止等電話功能，同時提供電話保持功能，在服務(wù)過程中客戶會聽到優(yōu)美的音樂，增加客戶的關(guān)懷，提供客戶服務(wù)滿意度。
7 客戶資料顯示
當(dāng)話務(wù)員接聽客戶來電時，系統(tǒng)會自動彈出服務(wù)畫面，有關(guān)該客戶的資料會自動在計算機(jī)屏幕上顯示，如是新客戶，則顯示來電號碼、所屬的基本區(qū)域等信息；如是老客戶，則顯示客戶的基本資料，包括客人姓名、地址、主叫號碼、、以往的服務(wù)記錄等，使客戶服務(wù)更親切、更快捷。當(dāng)需要將客戶來電轉(zhuǎn)給其他座席時，客戶資料信息將隨著話路同步轉(zhuǎn)移，提高客戶親切度和服務(wù)效率。
8 咨詢服務(wù)
向用戶提供各類信息，包括：
1)、負(fù)責(zé)向用戶提供各類信息，包括：公司的組成及發(fā)展概況，公司提供的各種產(chǎn)品及新產(chǎn)品信息、價格情況公司的銷售政策、的服務(wù)政策
2)、物流服務(wù)的相關(guān)法律、政策、法規(guī)
3)、物流服務(wù)流程和規(guī)則介紹
4)、營業(yè)網(wǎng)點介紹
5)、物流資費標(biāo)準(zhǔn)咨詢
通過咨詢服務(wù)來引導(dǎo)用戶進(jìn)一步使用公司的產(chǎn)品和服務(wù),是公司推廣業(yè)務(wù)、爭取客戶，樹立公司形象的窗口。
9 業(yè)務(wù)受理
話務(wù)員可以受理上門取貨發(fā)送服務(wù)、上門送貨服務(wù),記錄用戶業(yè)務(wù)辦理的條件，代填業(yè)務(wù)預(yù)申請單，提交產(chǎn)生的業(yè)務(wù)工單，交由后臺處理座席進(jìn)行資料核對。并自動選擇通知負(fù)責(zé)該區(qū)域的服務(wù)點或人員進(jìn)行服務(wù)。
10 處理用戶投訴
客戶可采用電話錄音留言、、人工座席、Web瀏覽、或信函方式，對公司工作人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行投訴舉報和批評建議；并進(jìn)行投訴查詢、落實，追蹤投訴處理，回復(fù)客戶投訴，監(jiān)督和檢查公司各部門的服務(wù)質(zhì)量，收集和反饋社會對電信的意見和建議；當(dāng)出現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量時，客戶可向呼叫中心進(jìn)行投訴，業(yè)務(wù)代表可記錄用戶的投訴信息(如：投訴人姓名、性別、地址、、投訴內(nèi)容等)，形成投訴單。如能及時回復(fù)則當(dāng)場回復(fù)用戶，如不能即時處理，則交由后臺座席進(jìn)行質(zhì)檢，等待進(jìn)行投訴單的分派等后續(xù)處理。認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理客戶投訴是減少糾紛、樹立公司品牌、爭取客戶的手段。
對已受理的投訴舉報或批評建議，由職能部門整理后，根據(jù)職責(zé)分工轉(zhuǎn)對口部門處理。對本級部門無法處理的舉報，可采用自動或手工方式移交上級部門處理。本系統(tǒng)可通過電話語音、、因特網(wǎng)瀏覽、等方式將處理結(jié)果及時反饋給客戶。
11 預(yù)約服務(wù)
主要提供預(yù)約上門收款及上門收貨、送貨服務(wù)，將用戶的預(yù)約服務(wù)信息(如：預(yù)約人、地址、、預(yù)約內(nèi)容)進(jìn)行記錄，形成預(yù)約單，提交后臺進(jìn)行后續(xù)處理。
12 客戶回訪
根據(jù)對客戶檔案的處理，在客戶檔案數(shù)據(jù)庫中列出重點服務(wù)對象或?qū)Ψ?wù)對象進(jìn)行分級，并根據(jù)級別生成如到貨通知、節(jié)日祝福、生日回訪、特別游種推薦、項目推薦、票價等等各種回訪服務(wù)；回訪可通過人工電話、等形式跨越時間、空間，的為客戶提供多樣化、個性化的服務(wù)，并能夠及時的掌握客戶的各種要求；從而達(dá)到留住老用戶，吸引新用戶的目的。對與電話和方式，系統(tǒng)自動進(jìn)行外撥隊列處理，此種服務(wù)會大大提高話務(wù)員的工作效率。
可安排話務(wù)員對自己當(dāng)日所受理的客戶進(jìn)行撥叫回訪工作，確認(rèn)業(yè)務(wù)完成情況。也可用來安排話務(wù)員對客戶進(jìn)行回訪，同時進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量調(diào)查、客戶需求調(diào)查分析等。
13 錄音功能
系統(tǒng)可根據(jù)需要自由設(shè)定對所有或某個話務(wù)員的通話情況進(jìn)行錄音記錄，并可自動保存到硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)上?？商峁└鶕?jù)工號、姓名、來電號碼、呼叫時間及呼叫時長等條件進(jìn)行查詢錄音記錄，進(jìn)一步加強(qiáng)對服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)控。
14 搔擾電話處理
對于騷擾電話，話務(wù)員可將其納入騷擾電話數(shù)據(jù)庫,系統(tǒng)將自動拒接騷擾電話；對騷擾電話庫具有增加、刪除、修改功能
15 客戶關(guān)懷
系統(tǒng)自動對用戶咨詢的內(nèi)容進(jìn)行分析，掌握客戶的需求，為銷售人員開展銷售提供幫助，并將每個銷售過程納入系統(tǒng)的管理；根據(jù)話務(wù)員的回訪自動生成流失客戶數(shù)據(jù)并輸出統(tǒng)計報表等。
16 系統(tǒng)資料管理
對以下資料提供錄入、檢索、查詢、修改、打印等管理，
1. 客戶資料管理：包括姓名、地址、來電號碼、等內(nèi)容
2. 系統(tǒng)權(quán)限管理：包含話務(wù)員、班長席資料、工號、密碼管理。
3. 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理：包括售前服務(wù)、銷售、售后工作等數(shù)據(jù)管理
17 統(tǒng)計分析處理
系統(tǒng)提供各種豐富靈活的報表，同時還具備對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘和處理的能力。對服務(wù)的各方面情況、各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，以報表的形式輸出或上報，為改進(jìn)管理和制定市場策略提供更加科學(xué)的、量化的決策依據(jù)；
系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)可與各網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)如營業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連，可以通過訪問不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)如查詢、咨詢、投訴、業(yè)務(wù)受理、座席工作量等數(shù)據(jù)統(tǒng)計
18 監(jiān)控管理
為了保證呼叫中心的正常運行，呼叫中心系統(tǒng)的實時監(jiān)控、故障報警非常重要；同時，由于呼叫中心的話務(wù)量在一天中有高峰，也有低谷，如何分配話務(wù)員的工作，如何合理排班、調(diào)配，也是保證服務(wù)質(zhì)量和節(jié)約人員開銷的重要手段。在實時監(jiān)控工具的畫面上，不僅可以看到每個隊列的當(dāng)前狀況(包括總數(shù)、排隊數(shù)、振鈴數(shù)、應(yīng)答數(shù)、接通率)、當(dāng)前的通話及座席的統(tǒng)計信息，而且可以監(jiān)控每個隊列中所有操作員的工作情況及電話機(jī)的狀態(tài)，做到所有情況一目了然。
19 市場分析
物流服務(wù)的面很廣，但也有規(guī)律可循，通過使用數(shù)據(jù)倉庫與數(shù)據(jù)挖掘工具對客戶信息進(jìn)行細(xì)分，分析客戶對服務(wù)的反應(yīng)，分析客戶滿意度、忠誠度和利潤貢獻(xiàn)度，例如可以按區(qū)域、按季節(jié)、按時間、按用戶群體、用戶行業(yè)等來分析和統(tǒng)計，為有效地開拓新客戶做好準(zhǔn)備，做到事先有準(zhǔn)備，服務(wù)更主動，產(chǎn)品推薦更有針對性，以便更為有效的贏得客戶和保留客戶。
20 多個系統(tǒng)接口
系統(tǒng)開放的Web接口實現(xiàn)了與因特網(wǎng)服務(wù)器交換信息的功能，這就使通過Internet瀏覽網(wǎng)頁的客戶能與客戶服務(wù)中心服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行交互。通過客戶服務(wù)中心采集生成的數(shù)據(jù)資料，可以和通過Internet獲取的客戶資料共享，也即客戶可以通過電話訪問部分因特網(wǎng)信息；客戶也可通過電話提出問題，而通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽問題的解答。
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