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行業(yè)概述

OA簡稱辦公室自動化，主要是針對辦公室人員的自動化辦公系統(tǒng)，但是由于工作的相關(guān)性，就不同行業(yè)的OA系統(tǒng)有了不同的側(cè)重點，另外近年來移動端的興起，讓OA系統(tǒng)有了很多外延，例如電力工程行業(yè)，工程項目大多在戶外，外勤人員偏多，并且工程龐大、過程繁瑣，對人員、設(shè)備、文書及流程的管控顯得尤為復(fù)雜，都會遇到以下的常見困擾：

1、工作安排不清晰，反饋不及時：在日常的辦公過程中經(jīng)常有一些諸如上級主管給下級人員布置的臨時任務(wù)，由于沒有及時的反饋而忘記追蹤，甚至忘記執(zhí)行，待問題出現(xiàn)后相互抱怨的事情時有發(fā)生。

2、如何開會：其實很多公司不清楚怎么開會，會議誰發(fā)起、誰主持、誰追蹤、什么時候發(fā)會議材料、沒有執(zhí)行到位的情況如何在進行一次PDCA（計劃、執(zhí)行、檢查、在行動）的循環(huán)。

3、外勤人員如何管理：抓的太松很多漏洞，抓的太急失去民心。

4、如何做員工培訓(xùn)：當(dāng)外勤人員比較多的時候如何實現(xiàn)在線培訓(xùn)。

5、車輛如何管控：誰在用車、什么時候用的、車子什么的維修保養(yǎng)年檢如何督查。

6、會議特別頻繁的公司如果管控會議室，怎么做到在線預(yù)訂？

7、人事檔案如何實現(xiàn)在線管理、審批、異動：個人相關(guān)的資質(zhì)文件如何實現(xiàn)在線全面登記。

8、文件制度如果做到實施更新并重新發(fā)布。

9、資產(chǎn)設(shè)備如果實現(xiàn)即時盤點并數(shù)據(jù)在線通報。

10、如何和客戶系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)及其他系統(tǒng)對接。

系統(tǒng)功能圖

深藍易網(wǎng)科技OA智能辦公系統(tǒng)在設(shè)計時候就充分考慮了人員的入職、培訓(xùn)、登記、異動、審批，設(shè)備的登記、試用等等，還結(jié)合移動APP及微信二次開發(fā)將諸如外勤人員打卡等難以管控的部分都有效的管控起來了。細節(jié)設(shè)計周全、流暢，很好體現(xiàn)了提升效率的OA初衷。

OA智能辦公系統(tǒng)功能圖

解決方案

1、所有的任務(wù)和所需做的工作通過短信、站內(nèi)信息、移動端的方式推送給相關(guān)人員，確保信息的準確送達！

2、所有工作安排、待辦事宜及工作計劃平臺式展現(xiàn)。

3、個人出勤實時在線查詢，確保員工有充分知情權(quán)，避免信息不對稱造成的員工誤解。

4、所有申請在線處理，減少中間環(huán)節(jié)提高效率。

5、文件按照權(quán)限及職位實現(xiàn)在線查詢，避免丟失或者混亂。

6、對進入的人員、車輛進行全面管理。

7、如何開會是考量一家公司管理能力的標尺。大公司不用說，有專業(yè)的團隊，但是對于中小規(guī)模的公司來講，真正把會開好的還是不多。那么如何開好一個會議呢？需要把握一下細節(jié)：

（1）發(fā)布會議通知。誰參與，誰是直接相關(guān)方、誰是相關(guān)單位需要旁聽，誰主持（控制會議進度及控制時間），誰導(dǎo)言（相關(guān)參與部門的發(fā)言人），誰主席（控制會場秩序），會議的時間及事項安排都需要在會議通知里面體現(xiàn)。

（2）發(fā)放會議材料：會議相關(guān)材料一定需要提前發(fā)放，需要討論的問題需要提前討論，特別是跨部門會議，主會議現(xiàn)場是直接表決形成決議的。不能在現(xiàn)場發(fā)放材料、學(xué)習(xí)材料，這樣因為對開會討論的事情沒有充分的思考，讓很多會議變成茶話會。

（3）預(yù)訂會議室

（4）會議室布置。根據(jù)會議的種類和類型需要設(shè)定好主席、導(dǎo)言人、主持人及直接參會人員的位置，并且同時考慮了旁聽人員的情況，設(shè)置一些臨時位置。如召開一個生產(chǎn)大會，財務(wù)人員想了解的供應(yīng)商政策會不會影響供應(yīng)商結(jié)算方式，他可以選擇在【14：00-15:00供應(yīng)商政策調(diào)整】這個環(huán)節(jié)進來旁聽，聽完后。其他版塊無關(guān)財務(wù)人員又可以選擇離場。這樣旁聽人員的座次相對要外圍及方便進出。

（5）按照預(yù)定議題開會。開會時間的把握最難，往往和預(yù)定的時間環(huán)節(jié)不相符合。如會議議程里面規(guī)定上午9：00-10:00是倉庫做報告，匯報的條碼管控對提高庫存精度的影響，結(jié)果稍不留神主管講了2個小時，議題早超出了預(yù)定的范圍，都講到采購的不合理上面去了?；蛘呱弦粋€環(huán)節(jié)沒有控制好時間，多講了40分鐘，下面一個議題只有10分鐘，這樣的事情在實際開會過程中都會遇到，那就需要主持人很好的控制住時間節(jié)點，對于在規(guī)定時間沒有能完成的部分，不好意思，先打住，下一個議題按時展開，會議開會了，沒有討論完的模塊繼續(xù)。

（6）會議決議及會議報告的編寫。開會一定要有決議，我們的結(jié)論是什么嗎，討論問題的目的是為了達成一致結(jié)論的，對于既定的結(jié)論一定要及時的整理出來編寫成文案。

（7）制定會議決議行動方案。決議有了，誰去執(zhí)行，什么時間完成，怎么去執(zhí)行？都需要有一個詳細的行動方案。

（8）檢查會議解決行動方案的效果。行動方案有沒有執(zhí)行？需要一個檢查環(huán)節(jié)。

（9）對沒有達成的目標制定整改方案及追蹤循環(huán)?？傆胁糠中袆臃桨冈趫?zhí)行的時候會出現(xiàn)偏差，需要一個PDCA循環(huán)，修正偏差的部分。

（10）會議決議全部達成后編寫會議總結(jié)報告，作為存檔和匯報給管理層或者董事會。我們有時候很多會議議而不決、決而不果就是上面十個環(huán)節(jié)出了問題。針對會議的復(fù)雜性，本OA系統(tǒng)集成了每一個環(huán)節(jié)，按照這個流程開下來，會議就成功了！

8、物品在線登記、領(lǐng)用、歸還，減少浪費。

9、人員的檔案、社保、招聘、培訓(xùn)、文書、證件、考勤全覆蓋。將人力資源部分的工作量最簡化，提高效率和減少誤差。再加上定制化的績效、工資可以實現(xiàn)人事管理全面信息化。

10、系統(tǒng)設(shè)置簡單明確，人員離職后權(quán)限自動鎖定，保證公司資料不外泄。

產(chǎn)品優(yōu)勢

1、全面性：以人員管理及圍繞人員展開的相關(guān)事項，如審批、會議、通知、公告等涉及到能提高工作效率的部分全部涵蓋。

2、多樣性：以PC為主結(jié)合移動APP、微信二次開發(fā)等多種手段，實現(xiàn)全網(wǎng)覆蓋，移動辦公，高效時尚。

3、專業(yè)性：從管理角度出發(fā)，以解決實際問題為主導(dǎo)，將很多事件模塊化、流程化。如會議管理、招聘管理、培訓(xùn)管理等。

4、實時性：基于Web模式，讓信息流在線傳遞，消除時間和空間的影響，讓距離不再影響辦公效率。

5、延展性：框架式的底層架構(gòu)設(shè)計，預(yù)留出多個接口單位，可以對接不同的系統(tǒng)及系統(tǒng)自身的拓展，實現(xiàn)無縫對接。

6、安全性：多云服務(wù)器分布式加密存儲模式，再加上交叉?zhèn)浞?，讓您的?shù)據(jù)固若金湯，牢不可破。

7、數(shù)據(jù)化：從流程、工作內(nèi)容等方面都以數(shù)據(jù)為依據(jù)，管理從定性化轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化，對人員的考核公開、透明、公平、公正，有利于優(yōu)秀人才的選拔和團隊的建設(shè)。

8、明確化：流程清晰明確，事情哪里出了問題，誰出了問題，出了什么問題一目了然。減少爭議，讓精力都集中在解決問題上面。工作職責(zé)明確，定崗定責(zé)，權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)清晰明確。

9、模塊化：不同的崗位，不同的部門，模塊化設(shè)計方案，對于不同的客戶可以實施不同的方案模塊，讓系統(tǒng)的落地時效性加強。

10、時尚化：對于越來越時尚的生活而言，辦公系統(tǒng)的時尚性也是一個重要指標，對于越來越年輕的辦公族來講，系統(tǒng)好不好用成為一個最基礎(chǔ)的考量，簡單時尚才能更好的符合電子軟硬件的消費口味。