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數(shù)字化主要流程環(huán)節(jié)圖
1、出庫交接
按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。
2、數(shù)字化前處理
確定掃描頁：將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面加以標(biāo)注。對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。重新編制頁號時，在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。書寫頁號所使用的筆、墨等不破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。
以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。
3、目錄數(shù)據(jù)庫建立
怡魯科技擁有自主開發(fā)的智慧檔案信息系統(tǒng)，能夠制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定符合DA/T18對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中嚴格遵守。怡魯科技采用計算機自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)及時進行修改。
4、檔案掃描
檔案掃描根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果檔案原貌。
5、掃描設(shè)備
掃描設(shè)備的選擇特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化。怡魯科技擁有大量在實踐工作中選擇驗證的專業(yè)饋紙式高速掃描儀，A3，A4幅面零邊距平板掃描儀，工程圖紙掃描儀，非接觸式拍攝掃描儀等專業(yè)設(shè)備。能夠滿足各種色彩模式，各種分辨率要求，各種存儲格式的掃描需求。實踐工作中，掃描分辨率一般不低于300dpi，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為JPEG格式，同時提交雙層PDF合并格式數(shù)據(jù)。以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。
6、圖像處理
對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像進行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。如需對數(shù)字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。
7、圖像質(zhì)量檢查
數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，重新掃描。對于漏掃、重掃、多掃等情況，及時改正。數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，及時進行調(diào)整。對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，重新進行圖像處理。
8、數(shù)據(jù)掛接
借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。
