一:案例概要
系統(tǒng)名稱:《科技與管理創(chuàng)新項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)》
主要功能:系統(tǒng)平臺(tái)管理、立項(xiàng)管理、評(píng)審過程考核管理、評(píng)審管理、復(fù)審管理、獎(jiǎng)金分配管理、綜合查詢等。
二:用戶簡(jiǎn)介
西安陜鼓動(dòng)力股份有限公司(簡(jiǎn)稱陜鼓)屬于陜鼓集團(tuán)的主體精良資產(chǎn),始建于1968年,總占地57萬平方米,總資產(chǎn)34.48億元,股份公司在崗員工2300人,重大裝備近3900臺(tái)。1996年陜鼓集團(tuán)公司成立。1999年6月,以陜鼓集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)主體和精良資產(chǎn)為依托,發(fā)起設(shè)立西安陜鼓動(dòng)力股份有限公司,注冊(cè)資本1.4553億元,集團(tuán)公司控股98.624%。陜鼓下屬公司還有:備件制造公司、驪山風(fēng)機(jī)廠、低速風(fēng)機(jī)公司、低速風(fēng)機(jī)廠、華清機(jī)械廠、風(fēng)機(jī)安裝公司。是中國(guó)以設(shè)計(jì)制造透平機(jī)械為核心的大型成套裝備的集團(tuán)企業(yè)。
三:案例背景
隨著企業(yè)不斷的發(fā)展壯大,業(yè)務(wù)的不斷拓展,使得日常的科技創(chuàng)新項(xiàng)目和管理創(chuàng)新項(xiàng)目的立項(xiàng)及審批流轉(zhuǎn)出現(xiàn)了明顯的滯后問題,使得項(xiàng)目的評(píng)審過程難以控制,項(xiàng)目的獎(jiǎng)金分配計(jì)算繁瑣,手工的勞動(dòng)明顯制約了立項(xiàng)和評(píng)審驗(yàn)收進(jìn)度,影響到了項(xiàng)目本身業(yè)務(wù)的開展,因此需要一套適合企業(yè)自身需要的項(xiàng)目管理系統(tǒng)來更加有效的解決現(xiàn)有問題,提高企業(yè)的項(xiàng)目管理響應(yīng)速度,縮短項(xiàng)目的立項(xiàng)和驗(yàn)收時(shí)間,有助于把主要時(shí)間和精力集中在項(xiàng)目本身業(yè)務(wù)上。
四:系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程
在生產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目管理方面,每個(gè)企業(yè)都擁有自己*的模型,此次系統(tǒng)所涉及的業(yè)務(wù)流程主要是立項(xiàng)信息和項(xiàng)目階段評(píng)審、最終驗(yàn)收資料的審批審核流程、依據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)資料打分評(píng)定等級(jí),對(duì)項(xiàng)目最終驗(yàn)收打分進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)經(jīng)由系統(tǒng)管理的所有項(xiàng)目做出科學(xué)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)和分析匯總。
項(xiàng)目立項(xiàng)審批:
立項(xiàng)是項(xiàng)目開展之初,就項(xiàng)目的可行性做判定,根據(jù)提交的項(xiàng)目基礎(chǔ)材料,由一系列專家、評(píng)委、進(jìn)行評(píng)審的一個(gè)過程。
立項(xiàng)業(yè)務(wù)是任何項(xiàng)目的起始點(diǎn),所以立項(xiàng)信息的編制和記錄審批等就至關(guān)重要。項(xiàng)目的立項(xiàng)信息首先由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門編制(可以附帶附件說明),分別同時(shí)轉(zhuǎn)呈相關(guān)業(yè)務(wù)口的評(píng)委(多人)做表決。
各項(xiàng)目申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人編制立項(xiàng)申請(qǐng)書并轉(zhuǎn)呈部門、專業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)室、項(xiàng)目組等相關(guān)單位和個(gè)人進(jìn)行初評(píng)。初評(píng)結(jié)果及初評(píng)意見表轉(zhuǎn)入立項(xiàng)管理員匯總初評(píng)并判定是否有修改意見,如果有修改意見則發(fā)回立項(xiàng)部門的項(xiàng)目申請(qǐng)人根據(jù)修改意見修改立項(xiàng)申請(qǐng)書并轉(zhuǎn)呈立項(xiàng)管理員;如果沒有修改意見則累積并匯總一個(gè)批次的若干申請(qǐng)書,填寫對(duì)應(yīng)的立項(xiàng)評(píng)審表并提交給相關(guān)的技術(shù)專家、評(píng)委評(píng)分并提出批辦意見。
批辦意見匯總表轉(zhuǎn)呈項(xiàng)目申請(qǐng)人,根據(jù)意見修改申請(qǐng)書;修改后的申請(qǐng)書和評(píng)分匯總表傳到項(xiàng)目管理員,以此填寫公司評(píng)審表,并提交公司技術(shù)評(píng)委;然后匯總公司技術(shù)評(píng)委的意見發(fā)到項(xiàng)目申請(qǐng)人修改立項(xiàng)申請(qǐng)書提交項(xiàng)目管理員,如果公司沒有意見則直接轉(zhuǎn)呈項(xiàng)目管理員,管理員公示立項(xiàng)評(píng)分結(jié)果,則立項(xiàng)業(yè)務(wù)流程結(jié)束。公示后項(xiàng)目相關(guān)人員如果有異議,則要進(jìn)行復(fù)評(píng)。
項(xiàng)目過程監(jiān)督:
項(xiàng)目立項(xiàng)通過并且公示以后,申請(qǐng)人開始調(diào)研分析,編寫實(shí)施計(jì)劃等工作。管理創(chuàng)新的整體流程進(jìn)入過程監(jiān)督階段,已經(jīng)立項(xiàng)并且公示的課題,進(jìn)行實(shí)際調(diào)研分析,列出詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃,提交管理員、評(píng)委組長(zhǎng)審核,根據(jù)調(diào)研資料可以選擇正常課題還是非正常課題的區(qū)分。已經(jīng)發(fā)送的課題計(jì)劃不能刪除,在管理員或評(píng)委組長(zhǎng)設(shè)置為修改狀態(tài)的計(jì)劃根據(jù)批示意見方能進(jìn)行修改。
項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)審:
項(xiàng)目評(píng)審是指項(xiàng)目完工驗(yàn)收評(píng)審,也可以按進(jìn)度分階段驗(yàn)收,分為20%、50%、80%和99%四個(gè)階段。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提交完工情況的基本資料,通常是四種資料,根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況資料種類也可能不止四種,資料分別包括word、excel、pdf等格式。
資料表格填寫時(shí)選定項(xiàng)目的類別(決定評(píng)委),選定項(xiàng)目完成階段(決定是否會(huì)有降級(jí)處理的情況),所有內(nèi)容填寫完畢首先提交到項(xiàng)目管理員,項(xiàng)目管理轉(zhuǎn)發(fā)評(píng)委,評(píng)委根據(jù)完成百分比有3種判定流程來對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審打分。
項(xiàng)目獎(jiǎng)金分配:
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要維護(hù)獲獎(jiǎng)等級(jí)和對(duì)應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)人民幣額度,根據(jù)獲獎(jiǎng)等級(jí),通知評(píng)委獎(jiǎng)勵(lì)總金額,評(píng)委給成員分配獎(jiǎng)金并編制獎(jiǎng)金分配明細(xì)表單提交給業(yè)務(wù)管理員。系統(tǒng)必須嚴(yán)格按照立項(xiàng)和成果評(píng)審流程中參與的成員給以校驗(yàn),評(píng)委組長(zhǎng)不能隨意添加和修改評(píng)委成員。分配獎(jiǎng)金總額必須和分配明細(xì)總和金額*相等,否則不能提交。
根據(jù)獎(jiǎng)金總額和分配明細(xì),系統(tǒng)最終可以按照項(xiàng)目、評(píng)委和單位等條件,查詢檢索出人員獎(jiǎng)金獲得的分組統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
五:案例意義
實(shí)現(xiàn)員工自助申報(bào)、提交資料;
實(shí)現(xiàn)自動(dòng)提醒項(xiàng)目組進(jìn)行相關(guān)立項(xiàng)、驗(yàn)收等評(píng)審工作;
實(shí)現(xiàn)按既定流程自動(dòng)給評(píng)委發(fā)送評(píng)審?fù)ㄖ?,并隨時(shí)下載員工申報(bào)資料等功能;
實(shí)現(xiàn)對(duì)已經(jīng)評(píng)定的分?jǐn)?shù)自動(dòng)匯總并劃分等級(jí);
實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目研發(fā)統(tǒng)計(jì)報(bào)表及項(xiàng)目考核報(bào)表;
實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)人員按照流程有項(xiàng)目申請(qǐng)驗(yàn)收、待辦事宜提醒功能;
實(shí)現(xiàn)對(duì)操作過程中相應(yīng)的操作日志以及變更日志的記錄及查詢;
實(shí)現(xiàn)文檔的批量備份。